Privacyverklaring
OPSPOOR verwerkt van al haar leerlingen persoonsgegevens en hecht veel waarde aan privacy. De organisatie is zich bewust van de privacywetgeving en draagt de verantwoordelijkheid voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. Dit is vastgelegd in een Privacyreglement. In deze privacyverklaring leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind
OPSPOOR verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op één van onze scholen en om de studievoortgang bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verzamelen en door te sturen naar andere partijen, zoals bijvoorbeeld bij de registratie van aan- en afwezigheid in verband met de leerplicht.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Gegevens die hier niet onder vallen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan foto- en videomateriaal voor bijvoorbeeld de website, schoolgids, etc.
N.B. OPSPOOR is niet verantwoordelijk voor foto's en video's die door ouders worden gemaakt en gedeeld. Wij vragen u terughoudend te zijn in het maken van foto's en video's en deze niet op social media te delen.
Welke gegevens verwerken wij van uw kind
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders/verzorgers hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij OPSPOOR.
Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken, kun u terugvinden onderaan deze toelichting bij 'Categorieën persoonsgegevens'.
Alleen op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te stellen welke extra ondersteuning uw kind nodig heeft of om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. OPSPOOR zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind
Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om onze taken en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens in principe niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze verklaring noemen. Als we gegevens willen gebruiken voor andere doeleinden, zullen we u daar vooraf over informeren en zo nodig uw toestemming vragen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van OPSPOOR. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens van leerlingen voor zover dat noodzakelijk is om hun werk te kunnen doen. Daarnaast bewaart OPSPOOR de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking, tenzij op basis van wet- en regelgeving een andere bewaartermijn geldt. Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen per type gegevens:
| Type gegevens | Bewaartermijn |
| Algemene leerlinggegevens | 2 jaar na uitschrijving |
| Gegevens in de leerlingadministratie | 5 jaar na uitschrijving |
| Onderwijskundig rapport | 5 jaar na overgang naar andere school |
| Gegevens voor doorverwijzing naar speciaal onderwijs | 3 jaar |
| Financiële gegevens (inschrijfgelden, etc.) | 7 jaar (volgens fiscale bewaarplicht) |
| Camerabeelden | Maximaal 4 weken, tenzij nodig voor onderzoek |
| Gezondheidsgegevens | Zolang als noodzakelijk voor de begeleiding |
Welke rechten hebben ouders/verzorgers van leerlingen
U heeft als ouderverzorger bepaalde wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens. U kunt te allen tijde van deze rechten gebruikmaken. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van OPSPOOR. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
OPSPOOR zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
Als u vragen heeft over hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u contact opnemen met de leerkracht van uw kind of met de schooldirecteur. U kunt ook altijd contact opnemen met onze privacy officer via privacy@opspoor.nl of onze Functionaris Gegevensbescherming (zie de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring). Zie ook de klachtenregeling op onze website: Klachtenregeling | Opspoor.
Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)
Contactgegevens OPSPOOR:
Verwerkingsverantwoordelijke Martijn van Embden, Voorzitter College van Bestuur.
Via Noor van Doesburg (bestuurssecretaris)
secretariaat@opspoor.nl
0299-820900
Privacy Officer:
Wendy Meeth, privacy@opspoor.nl
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming:
Wanda Hoogerbrugge,
fg@privacyopschool.nl
085-0188313
Categorieën persoonsgegevens
| Categorie | Toelichting |
| Contactgegevens | Naam, geslacht, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens. |
| Leerlingnummer | Een administratienummer dat leerlingen identificeert. |
| Nationaliteit en geboorteplaats | Indien noodzakelijk voor de bekostiging. |
| Gegevens van ouders/voogd | Gegevens als bedoeld onder contactgegevens, van de ouders/verzorgers van leerlingen. |
| Medische gegevens | Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bijvoorbeeld extra tijd bij toetsen); of op eigen verzoek. |
| Voortgang van de leerling | Gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de vorderingen en behaalde resultaten, te weten
|
| Onderwijsorganisatie | Gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen. |
| Financiën | Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de ouders. |
| Beeldmateriaal | Foto's en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van de school of ter identificatie. |
| Leerkracht, intern begeleider | Gegevens van leerkrachten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen. |
| BSN/PGN |
Het bsn-nummer van de leerling moet verplicht worden vastgelegd bij de inschrijving. De school noemt dit nummer het persoonsgebonden nummer (PGN). |
| Keten-ID (ECK-ID) | Unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. Hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen. |
